商務(wù)郵件寫作一定要注意的事項(xiàng)

商務(wù)英語(yǔ)中，電子郵件(email)寫作是很重要的一部分，好的電子郵件不僅是英語(yǔ)水平的體現(xiàn)，更是保障正常商務(wù)交流的前提。

商務(wù)電子郵件有其自身的特點(diǎn)，其實(shí)也不復(fù)雜，牢記下面4步即可輕松搞定email!

1. 搞清發(fā)送郵件對(duì)象、郵箱地址

發(fā)送郵件之前，必須搞清楚發(fā)送郵件的對(duì)象、職位(以便稱呼對(duì)方)以及郵箱地址。

To: email接收者郵箱地址;From: email發(fā)送者郵箱地址;CC: 抄送;Subject: 主題，即這份email的主要內(nèi)容是什么。每一項(xiàng)都必須保證完全正確，Subject簡(jiǎn)單明了地寫清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting(定價(jià)政策會(huì)議);letter of application(申請(qǐng)信)。

2. 明確郵件目的

一般來(lái)講，商務(wù)電子郵件分為以下幾種：表達(dá)感謝(Thanking)、答復(fù)消息(Responding)、表達(dá)歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、確認(rèn)信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、詢問(wèn)原因(Inquiring)、提出建議(Making suggestions)等。

每種類型都會(huì)相應(yīng)的句型可供參考，這里以表達(dá)感謝和詢問(wèn)原因?yàn)槔?。表達(dá)感謝可以用Thank you for v+ing/ your reply. 開頭;詢問(wèn)原因時(shí)，可以用Could you tellme...? Would it be possible for you to let me know ...? I wonder if you could explain... 等句型。

對(duì)于英語(yǔ)基礎(chǔ)不是特別扎實(shí)的同學(xué)來(lái)說(shuō)，適當(dāng)積累一些常用句型，對(duì)提高商務(wù)郵件書寫能力及工作效率是很有幫助的。在平時(shí)多積累的基礎(chǔ)上也可以閱讀一些書籍參考。

3. 正文內(nèi)容直奔主題

商務(wù)郵件不需要過(guò)多的寒暄，恰當(dāng)?shù)姆Q呼和招呼之后就可直接進(jìn)入主題。第一句說(shuō)明郵件的目的，比如：I'd like to discuss the meeting preparation with you. 表明郵件的目的是商討會(huì)議準(zhǔn)備，接下去再展開具體內(nèi)容。商務(wù)郵件也不宜過(guò)長(zhǎng)，闡述清楚即可，不需要過(guò)多修飾。

4. 注意語(yǔ)氣和措辭

除了英語(yǔ)不出錯(cuò)，說(shuō)話的語(yǔ)氣和措辭也要格外注意。同級(jí)之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式(informal)表達(dá)，而和上司匯報(bào)工作、和客戶溝通則需要用正式(formal)用語(yǔ)。比如提出建議時(shí)，非正式場(chǎng)合可以說(shuō)How is ... for you? Is... ok for you? 正式用語(yǔ)則要說(shuō)成When would be convenient for you?

5. 檢查拼寫

確保發(fā)送的郵件不要有拼寫錯(cuò)誤，可以先用電腦自動(dòng)檢查一遍，不確定的單詞查字典確認(rèn)。拼寫雖是小事，卻反映出辦事的態(tài)度，千萬(wàn)不要因?yàn)槠磳懚o對(duì)方造成不好的印象。有了以上5步的保駕護(hù)航，寫出一封較為滿意的商務(wù)電子郵件就不是一件難事了。