分類1、投訴信
A、具體描述當(dāng)時的情形,譬如說人物、時間、地點和原因;
B、指出具體的原因;
C、概括說明問題所產(chǎn)生的后果;
D、指出并支持自己的一個特定要求;
E、清晰說明讀信的人可以做什么來補救自己目前的局面;
F、建議解決方法并指明解決的時間限制;
G、未必一定要使用激烈的言辭,最好使用比較禮貌的用語。
分類2、咨詢信
A、指明你所需要的信息;
B、指明你為什么需要這些信息;
C、指明你什么時候需要信息;
D、避免語意含糊不清和泛泛而談;
E、要求對方迅速回復(fù)的時候要禮貌。
分類3、求助信
A、闡述你所需要的幫助;
B、支持你自己的要求;
C、說服讀信的人答復(fù)并同意你的要求;
D、提出對幫助的答謝,譬如說金錢; E、說明時間期限。
分類4、道歉信
A、對錯誤提出解釋,并提出有力的觀點和側(cè)重事實;
B、避免歸咎其他人;
C、提出解決方法;
D、考慮收信人的情緒;
E、建立信用和信任;
F、用詞和語氣要禮貌體貼。
5、建議信 / 提供信息
A、詳細(xì)地提供建議;
B、根據(jù)要求提供信息;
C、強調(diào)所有重要事項;
D、將重要的建議防在首位;
E、表達自己愿意提供進一步的幫助。
6、邀請信
A、大概描述活動或者計劃的內(nèi)容;
B、指定被邀請參加的人;
C、指定時期、地址和時間;
D、如果恰當(dāng)?shù)脑?,清楚地說明對著裝的要求;
E、設(shè)定要求對方回信的日期。
分類7、感謝信
A、表示謝意;
B、強調(diào)所獲得支持的重要性;
C、維持和收信人的關(guān)系。
分類8、求職信
A、明確指出自己為什么對該工作感興趣;
B、使信件內(nèi)容符合工作的特點;
C、準(zhǔn)確回應(yīng)雇主的要求;
D、強調(diào)相關(guān)的細(xì)節(jié)信息,譬如說教育背景、工作經(jīng)驗和個人才能;
E、爭取做到簡潔和清晰;
F、信件要帶有個人特色;
G、留下地址和名字。
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