2、首次主持季度會議

2、首次主持季度會議

Nancy被提拔為Marketing Director以后，不僅工作內(nèi)容增加了，責(zé)任也更重大了——除了要帶領(lǐng)marketing team做好營銷工作以外，還要和其他部門溝通協(xié)調(diào)。另外，管理層召集的一些會議也開始由她來主持。在這種情況下，Nancy必須督促自己努力調(diào)整狀態(tài)和工作節(jié)奏，爭取盡快適應(yīng)新的職責(zé)。

Innovo這次的quarterly meeting（季度會議）就由剛剛走馬上任為Marketing Department Director的Nancy來主持。進入公司以來，她還從來沒有主持過這樣正式的大規(guī)模會議，心里難免緊張不安。開會前一天的上午，Nancy在辦公室里思來想去，就是不確定該怎么掌握這個會議的程序。

她突然間想起來，為什么不向以前經(jīng)常主持會議的Frank請教一下呢？可是轉(zhuǎn)念一想，F(xiàn)rank現(xiàn)在已經(jīng)被派回美國了，因為time difference（時差）的問題，人家美國那邊已經(jīng)是深夜了，現(xiàn)在給他打電話顯然不太合適。

情急之下，Nancy突然想起Frank之前的assistant，也就是現(xiàn)在調(diào)到Sales Department（銷售部）的Jennifer。她過去一直在協(xié)助Frank準(zhǔn)備會議內(nèi)容和發(fā)言稿，對于這個procedure（程序）她一定也很熟悉。想到這里，她趕緊跑到Sales Department求經(jīng)，Jennifer毫不猶豫地答應(yīng)了她的要求，馬上找出之前的一些會議議程summary（總結(jié)）給她copy了一份，還給Nancy強調(diào)了其中需要特別注意的地方。Jenniffer告訴她，主持會議最難的部分就是開頭，一旦進入議題，接下來的程序就很容易lead and control（引導(dǎo)和掌握）了。一般會議的開頭應(yīng)該包括：

Greet the attendants.

Announce the beginning of the meeting.

Inform attendants of the procedure.

Invite speakers.

Jennifer真是救了急，在她的幫助下，Nancy對于到時候怎么主持就有了自己的想法，心里的石頭也算落了地。她悄悄來到會議室，把第二天會議的程序rehearse（排演）了兩遍，還考慮到如果出現(xiàn)突發(fā)狀況該怎么應(yīng)對，又檢查了一下會議室的設(shè)備之后，Nancy才離開公司，這時候已經(jīng)是晚上八點半了。

華燈初上，這個城市的夜晚是如此的美麗，Nancy忘記了一天的疲勞。她走過一家花店，這家店布置得很有特色，一部分是花室，一部分是茶室，中間只用一簾常青藤做分界，客人可以一邊品茶，一邊嗅著花香。Nancy以前常來這里和朋友打發(fā)周末。在夜色的燈火映照中，花室里的植物更多了幾分旖旎。她突然想叫閨蜜出來一起喝茶聊聊近況。可轉(zhuǎn)念一想，已經(jīng)這么晚了，還是不要打擾別人的二人小世界好。單身就是這樣的無奈，下班后找不到人傾訴，晚飯也沒有人陪著吃。想到這些，Nancy覺得有些失落，決定還是回家好好休息吧！

每次太陽升起，都是新的一天，忙碌也讓人忘記寂寞和孤單。

第二天下午，quarterly meeting如期舉行，Nancy特別緊張，但由于事前準(zhǔn)備充分，她的主持看起來還算自信流暢。

Good Afternoon, everyone. I'll be your hostess for this quarterly meeting. The meeting is now called to order.

According to the agenda, the order of business is as follows:

1. A reading of the minutes from the last quarterly meeting. This will provide you with review of last quarter's achievements.

2. A report from Sales Department Director, Charles Wang, on this quarter's sales. This will present you the problems that we are facing.

3. An overview and discussion of Innovo's proposed public relations campaign, which will be led by Jeff.The proposal is not yet the final version, you can make your comments any time after the overview.

4. A demonstration by the marketing manager of our newest product, with a Q & A to follow. So, please get ready to bring up your questions.

5. The last order of business is VP's summary. He will summarize our work in this quarter.

So, if there are no more questions, let's get started. Betty, could you please begin with the minutes from the last quarterly meeting?

正如Jennifer所說的，一旦議題討論開始了，接下來的程序就順理成章了。在別人發(fā)言的同時，Nancy還可以思考下一步怎么安排，這樣就能夠操控會議的節(jié)奏了。兩個小時的meeting很成功，原定需要討論的問題都得到了充分討論。公司領(lǐng)導(dǎo)層也對Nancy的主持非常滿意。她簡直不敢相信，自己第一次主持這樣的大型會議竟然就會這樣的順利。為了感謝Jennifer的幫助，Nancy約她下班后一起吃飯。